Conciliación bancaria automática, paso a paso.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Es la comparación entre dos registros del mismo dinero. De un lado está el extracto del banco, que muestra lo que de verdad entró y salió de la cuenta. Del otro están las anotaciones de la empresa: el cierre de caja del día, las ventas en el sistema, las facturas de proveedores, el cuaderno de cuentas por pagar.

Cuando los dos lados coinciden, el saldo que ves en la planilla es el saldo real. Cuando no coinciden, hay un motivo, y la conciliación ayuda a encontrarlo. Los motivos más comunes en un negocio pequeño:

• una venta con tarjeta que todavía no llegó, porque la empresa de la terminal paga días después;
• una comisión de la terminal o del banco que nadie registró;
• un Pix (pago instantáneo de Brasil) recibido sin el nombre de quien pagó;
• una factura pagada dos veces o un cargo duplicado;
• un retiro del dueño que salió de la cuenta de la empresa sin anotación.

Hecha cada semana, la revisión detecta estos casos cuando todavía es fácil recordar qué pasó. Además, hace confiable tu flujo de caja, porque parte de números revisados.

¿Qué es un archivo OFX y cómo se usa?

OFX es un tipo de archivo de extracto que el banco te permite descargar desde la banca en línea. En lugar de un PDF para leer, trae las mismas líneas del extracto en un formato que los programas pueden leer: fecha, descripción, monto y si es entrada o salida.

Para usarlo, el camino suele ser este:

1. En la banca en línea de la cuenta de la empresa, abre el extracto y elige el período.
2. Busca la opción de exportar o descargar el extracto y elige OFX. Algunos bancos también ofrecen CSV o Excel.
3. En el sistema contable o de gestión, usa la opción de importar extracto y elige el archivo.

El nombre de los menús cambia de un banco a otro. Si tu sistema no acepta OFX, descarga el extracto en CSV o Excel, que cualquier planilla abre. Lo importante es dejar de teclear el extracto a mano, porque es al teclear donde nacen los errores.

¿Cómo hacer la conciliación bancaria en Excel?

Puedes empezar con una planilla sencilla, con dos pestañas:

• Extracto: las líneas que vinieron del banco, pegadas o importadas, con fecha, descripción y monto.
• Movimientos: lo que la empresa anotó en el mismo período, con las mismas tres columnas.

Después, suma los montos de cada día en las dos pestañas y compara. Excel tiene la función SUMAR.SI, que suma solo las filas que cumplen un criterio, por ejemplo, solo las filas de una fecha. Con ella, una tercera pestaña muestra lado a lado el total del banco y el total anotado de cada día. El día en que los dos números difieren es el día que hay que revisar línea por línea.

Si el banco entrega un archivo por mes, guárdalos todos en una carpeta. Excel tiene la función Obtener datos, de Power Query, que une los archivos de texto o CSV de una carpeta en una sola tabla. Así dejas de copiar y pegar extractos cada mes.

Este modelo funciona bien con unas pocas decenas de movimientos por semana. Por encima de eso, la revisión manual empieza a tomar demasiado tiempo y conviene pasar a la versión automática.

¿Cómo hacer la conciliación bancaria automática?

La versión automática tiene tres partes, y cada una elimina un trabajo manual:

1. Entrada del extracto. El extracto llega solo, por un archivo descargado en una rutina o por la conexión directa con el banco que ofrecen algunos sistemas.
2. Emparejamiento de líneas. Reglas definidas una vez unen cada línea del banco con el registro correcto: mismo monto, fecha cercana, descripción parecida. El abono de la terminal de tarjetas, por ejemplo, se empareja con las ventas con tarjeta de días antes, ya descontada la comisión.
3. Lista de pendientes. Lo que no coincidió va a una lista corta que una persona resuelve: un Pix sin nombre, una comisión nueva, un pago repetido.

Con el tiempo, cada pendiente resuelto se vuelve una regla nueva y la lista se achica. El resultado puede alimentar un informe semanal automático que le llega al dueño con el saldo revisado y los puntos que piden atención.

Esto vale para cualquier sector. Una tienda de calle suele tener muchas ventas con tarjeta y Pix. Un restaurante o panadería suma además las aplicaciones de reparto, cada una con su plazo de pago.

¿Se puede hacer la conciliación bancaria con IA?

Sí. La IA ayuda en las líneas que las reglas fijas no resuelven. Puede:

• leer descripciones desordenadas del extracto y decir qué tipo de gasto es cada una, como alquiler, proveedor o impuesto;
• leer la foto de un comprobante o de una factura y convertirla en un registro con fecha, monto y proveedor;
• sugerir la pareja más probable para una línea sin identificar, para que la persona solo apruebe o corrija;
• escribir en lenguaje sencillo el resumen de la semana: qué entró, qué salió y qué quedó sin explicación.

La decisión final sigue en manos de una persona. La IA se equivoca cuando la descripción es ambigua, así que lo correcto es que ella proponga y que alguien de la empresa o el contador confirme. Mira más ejemplos en IA en finanzas y, para la parte que va al contador, en IA en la contabilidad.

¿Por dónde empezar en tu empresa?

Empieza por lo básico, que ya resuelve buena parte de los casos:

1. Separa la cuenta de la empresa de la cuenta personal del dueño. Sin eso, ninguna conciliación cuadra.
2. Elige un día fijo de la semana para revisar.
3. Descarga el extracto en archivo, OFX o CSV, en lugar de copiarlo del PDF.
4. Anota todo el dinero que sale, incluidas comisiones y retiros.
5. Arma la lista de pendientes y resuélvela antes de la semana siguiente.

Cuando la rutina esté en marcha, puedes automatizar una parte a la vez, empezando por la entrada del extracto en una planilla que se llena sola. Si quieres saber qué conviene automatizar primero en tu caso, haz el diagnóstico gratis de 3 minutos.