Fluxo de caixa para pequeno negócio, do caderno à automação.

O que é fluxo de caixa?

É a lista, em ordem de data, de todo dinheiro que entra e sai da empresa. Cada linha tem quatro informações: a data, a descrição, o valor e se é entrada ou saída. Somando as entradas e tirando as saídas, você chega ao saldo de cada dia.

Um fluxo de caixa útil tem duas partes:

• Realizado: o que de fato entrou e saiu, conferido com o extrato do banco e com o caixa da loja.
• Previsto: o que vai entrar e sair nas próximas semanas, como aluguel, salários, boletos de fornecedor, parcelas a receber e repasses da maquininha.

O realizado mostra onde o dinheiro foi parar. O previsto avisa com antecedência a semana em que o saldo vai ficar baixo, a tempo de negociar um prazo, segurar uma compra ou cobrar quem está devendo.

O termo "caixa" aqui inclui todo o dinheiro disponível da empresa: a gaveta do balcão, a conta no banco e o saldo na conta da maquininha. Se o dinheiro está num desses lugares, ele entra no controle.

O primeiro mês serve para aprender para onde o dinheiro vai. Do segundo mês em diante, o previsto fica mais preciso, porque você já conhece as contas que se repetem e as datas em que cada canal de venda paga.

Fluxo de caixa: como fazer?

Siga esta ordem na primeira vez. Ela leva uma tarde e depois vira rotina de poucos minutos por dia.

1. Junte o que existe. Extrato dos últimos dois meses, contas fixas, boletos em aberto, vendas a prazo e o relatório da maquininha.
2. Crie as categorias. Poucas e claras. Entradas: vendas no dinheiro, Pix, cartão de débito, cartão de crédito, outras. Saídas: fornecedores, aluguel, salários e encargos, impostos, contas de consumo, tarifas e taxas, retirada do dono, outras.
3. Lance o realizado. Cada movimento numa linha, com data, categoria e valor.
4. Lance o previsto. Tudo o que já tem data marcada nas próximas quatro a oito semanas.
5. Calcule o saldo dia a dia. Saldo de ontem, mais entradas de hoje, menos saídas de hoje.
6. Olhe a semana mais apertada. É o dia em que o saldo previsto fica mais baixo. Decida agora o que fazer com ele.
7. Confira toda semana. Compare o realizado com o extrato. A conciliação bancária mostra se ficou algo de fora.

Uma regra evita metade dos erros: a retirada do dono entra como saída, com categoria própria. Quando ela some no meio das outras despesas, o fluxo deixa de mostrar quanto a empresa realmente gera.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e lucro?

Lucro é o que sobra das vendas de um período depois de tirar os custos e as despesas daquele período. Fluxo de caixa é a data em que o dinheiro de fato entra e sai. As duas contas podem dar resultados bem diferentes no mesmo mês.

Um exemplo comum: uma loja vende bem em novembro, boa parte no cartão de crédito parcelado. No papel, novembro teve lucro. Só que as parcelas entram ao longo dos meses seguintes, enquanto o fornecedor da mercadoria e os salários vencem agora. A loja lucrou e, mesmo assim, pode ficar sem dinheiro para pagar as contas de dezembro.

Por isso as duas visões se completam:

O dinheiro que a empresa precisa ter guardado para pagar as contas enquanto espera os recebimentos se chama capital de giro. O fluxo de caixa previsto mostra quanto dele você precisa.

Como fazer fluxo de caixa simples no Excel?

Um modelo que cabe em qualquer pequeno negócio usa uma aba só, com duas partes lado a lado.

Lançamentos, nas colunas A a F

Uma linha por movimento, com estas colunas:

Resumo por dia, nas colunas H a K

Uma linha por dia, com a data na coluna H. A função SOMASE do Excel soma os valores de um intervalo que atendem a um critério, e aqui o critério é a data. Na coluna I, a fórmula =SOMASE(A:A;H2;D:D) traz o total que entra no dia da célula H2. Na coluna J, =SOMASE(A:A;H2;E:E) traz o total que sai.

O saldo do dia, na coluna K, é o saldo do dia anterior mais as entradas menos as saídas. Na linha 3, a fórmula fica =K2+I3-J3, copiada para baixo. Na linha 2, digite o saldo que está hoje no banco e no caixa.

Para montar o previsto, copie as contas fixas para as próximas semanas, cada uma na sua data, e marque "Previsto". Quando a conta for paga, troque para "Realizado" e ajuste o valor, se mudou.

Exemplo de resumo

Com valores inventados, só para mostrar a lógica:

Na quarta o saldo fica negativo porque o aluguel e um fornecedor vencem no mesmo dia. Vendo isso com antecedência, basta mudar uma das duas datas.

Duas dicas práticas:

• Destaque em vermelho os dias de saldo previsto negativo. Assim o problema fica visível na hora.
• Use a mesma lista de categorias sempre. Se cada pessoa escreve de um jeito, a soma por categoria não fecha.

O mesmo modelo funciona no Google Planilhas, que também tem a função SOMASE.

Como fazer fluxo de caixa de MEI?

MEI é o microempreendedor individual, a forma mais simples de ter CNPJ no Brasil. Para o MEI, o fluxo de caixa pode ser ainda mais curto, com três cuidados:

• Conta separada. Use uma conta só para o negócio, mesmo que seja num banco digital. Misturar com a conta pessoal é o motivo mais comum de o MEI não saber se está ganhando dinheiro.
• Pró-labore fixo. Defina um valor que você tira por mês para a sua vida e lance como saída. O que sobra fica no negócio para compras e imprevistos.
• Contas do negócio no previsto. A guia mensal do MEI, a mensalidade de sistemas e aplicativos, a reposição de material. Tudo com data.

No começo, um caderno ou uma planilha no celular já servem. O que importa é anotar no mesmo dia. Quem deixa para o fim do mês esquece os gastos pequenos, e são eles que somam.

Se o seu negócio vende serviço, como um salão, uma oficina ou um escritório, anote também o que foi feito e ainda não foi pago. Esse valor entra no previsto e mostra quem precisa ser cobrado. O artigo sobre como cobrar cliente em atraso traz mensagens prontas para isso.

Como fazer fluxo de caixa de restaurante?

Restaurante, padaria, bar e lanchonete têm um ritmo próprio de dinheiro: compram quase todo dia e recebem por vários canais, cada um num prazo. O fluxo precisa mostrar isso.

• Separe as entradas por canal. Dinheiro, Pix, débito, crédito, voucher de refeição e cada aplicativo de entrega. Cada canal tem uma data de repasse e uma taxa.
• Lance a venda pelo dia em que o dinheiro cai. A venda no crédito de hoje entra no previsto na data do repasse, já com a taxa descontada.
• Agrupe as compras de insumo. Hortifrúti, carnes, bebidas, padaria, descartáveis. Assim você vê qual grupo cresceu sem que as vendas tenham crescido junto.
• Feche o caixa do dia. Conte a gaveta, confira com o sistema de vendas e lance a diferença, se houver, numa categoria própria.
• Olhe a semana, não só o mês. No restaurante, o aperto costuma aparecer na semana em que salário, aluguel e fornecedor grande vencem juntos.
• Compare compras com vendas toda semana. Se o gasto com insumos sobe e o faturamento não acompanha, vale olhar desperdício, preço do fornecedor e a ficha técnica dos pratos.

Se você já usa sistema de vendas no salão ou no balcão, ele provavelmente exporta um relatório por forma de pagamento. Esse relatório pode alimentar o fluxo de caixa sem digitação. Veja o que mais dá para automatizar em restaurantes, padarias e bares.

Para uma loja de rua, o raciocínio é parecido. A diferença costuma estar nas compras de mercadoria, que são maiores e mais espaçadas, e no crediário ou parcelado, que empurra a entrada para os meses seguintes.

Por que o caixa aperta mesmo com venda boa?

Quase sempre por causa de prazo. O dinheiro das vendas entra depois, e as contas vencem antes. Os motivos mais comuns:

• venda parcelada no cartão ou no crediário, que entra aos poucos;
• compra grande de estoque paga à vista ou em prazo curto;
• cliente que atrasa o pagamento de serviço já feito;
• taxas de maquininha e de aplicativo que ninguém acompanha;
• retiradas do dono acima do que o negócio gera.

Na pesquisa Sobrevivência de Empresas, de 2020, feita pelo Sebrae com dados da Receita Federal e entrevistas, 22% dos entrevistados apontaram a falta de capital de giro como causa principal do fechamento do negócio.

O fluxo de caixa previsto mostra esse aperto com semanas de antecedência. Com esse aviso dá para agir: pedir prazo maior ao fornecedor, oferecer desconto para pagamento no Pix, adiar uma compra que pode esperar, antecipar um recebível sabendo quanto custa ou cobrar quem está em atraso.

Dá para automatizar o fluxo de caixa?

Dá, e a maior parte do trabalho manual some. A automação costuma seguir esta ordem:

1. Extrato que entra sozinho. O banco permite baixar o extrato em arquivo (OFX ou CSV), e a planilha ou o sistema importa sem digitação. A conciliação aponta só o que não bateu.
2. Vendas que entram sozinhas. O relatório do sistema de vendas e da maquininha vira lançamento por forma de pagamento, já na data do repasse.
3. Notas e comprovantes lidos por IA. Você manda a foto do boleto ou da nota do fornecedor por WhatsApp ou e-mail, e a IA lê data, valor e fornecedor e cria a linha no previsto. Alguém confere antes de confirmar.
4. Alerta e relatório. Um aviso chega quando o saldo previsto de alguma semana fica abaixo do limite que você definiu. Toda segunda, um resumo com o realizado da semana anterior e o previsto das próximas.

O resultado é uma planilha que se preenche sozinha, que o dono só lê e decide. O resumo pode chegar como relatório semanal automático no WhatsApp ou no e-mail. Outros exemplos de IA nessa área estão em IA no financeiro, e o passo a passo da planilha está em como automatizar uma planilha.

Na Lotaloja, esse trabalho começa pela análise completa da empresa, que custa R$ 199 e mostra quais dessas etapas fazem sentido no seu negócio e em que ordem. Licenças de sistemas de terceiros, quando necessárias, são cobradas à parte.

Quais erros mais atrapalham o controle de caixa?

Os mais frequentes são simples de corrigir:

• Misturar conta pessoal e da empresa. O saldo deixa de dizer qualquer coisa sobre o negócio.
• Anotar só as vendas. Sem as saídas, principalmente as pequenas, o saldo da planilha fica sempre acima do real.
• Esquecer as taxas. Taxa de maquininha, de aplicativo e tarifa bancária saem todo mês e precisam de categoria própria.
• Não ter previsto. Só o realizado mostra o passado. O previsto mostra o problema a tempo.
• Conferir de vez em quando. Um dia fixo por semana evita que os erros se acumulem.

Se quiser ajuda para montar o controle do seu negócio e saber o que vale automatizar primeiro, faça o diagnóstico grátis de 3 minutos ou veja os planos da Lotaloja.